Sednout k počítači, zapnout program a komunikovat. Zní to jednoduše, ale během této fáze se může tisíc věcí pokazit. Jak tedy uspořádat kvalitní poradu?
Dnes už na tom není nic neobvyklého, když je celá firma složena z externistů. Všichni pracují z jiného místa a společně se setkávají jen výjimečně. Ke komunikaci ale využívají jiné způsoby. Mezi nejpopulárnější patří online porada – levná, rychlá a efektivní možnost, jak prodiskutovat všechny problémy. Jak online poradu uspořádat?
Volba nástrojů
Mezi nejčastější případy patří webová konverzace či hromadný hovor. Každý komunikuje z domova za pomoci svých vlastních prostředků. Webkamera pak snímá obličej všech zúčastněných. K uspořádání takovýchto webových porad potřebujete pouze počítač a kvalitní internetové připojení.
Pořádání videokonferencí je na jiné úrovni. Tady totiž zpravidla vidíte jen moderátora a místnost, kde konference probíhá. Moderátor pak často používá další pomůcky k vyjádření jeho myšlenek, například projekční plátno. U firem, které nemohou plýtvat prostředky na jeho koupi, je ale možný pronájem plátna za zajímavé ceny.
Mějte záložní plán
Technice se nikdy nedá 100% důvěřovat. A jak se říká, problémy přicházejí vždy v tu nejméně vhodnou chvíli. Může se vám tedy stát, že vypadne internet, nebo zkolabuje vaše ozvučení a mikrofon. Prezentaci si tedy předem můžete připravit v PDF a v případě krajní nouze ji rozeslat kolegům.
Pravidla diskuze
To, co funguje na osobních setkáních, nemusí fungovat ve virtuálním světě. Proto si předem sestavte pravidla pro diskuzi. Vhod přijde zejména harmonogram, v němž si určíte, kdo bude o čem mluvit a také jak dlouho bude svoji myšlenku prezentovat. Mějte pochopení a hlavně nikoho nepřekřikujte. Při osobním setkání je to sice nepříjemné, během online konference to má ještě větší následky. Pokud se dvě osoby překřikují ve virtuálním prostoru, nevyhraje ani jeden.